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安徽三联学院机要文件管理办法

2018-10-17   来源:安徽三联学院   点击:2580次

第一条  为进一步加强对中央、省市发至学校的各类机要文件的管理,更好地发挥其对学校工作的指导作用,特制定本办法。

第二条  机要文件的管理遵循及时、准确、安全、保密的原则。严格按照规定范围组织阅读和传达,不得擅自扩大知悉范围。既要发挥文件、资料的效用,又要有利于保护国家秘密载体和学校内部事项的安全。

第三条  机要文件管理部门是综合办公室。

第四条  机要文件管理人员对待工作应细致、认真、负责,其主要职责是管理好本单位从上级部门领取的机要文件,并认真做好登记、传阅、借阅、清退工作,确保机要文件的安全。

第五条  机要文件管理人员必须严格遵守保密纪律,认真执行各项保密规章制度,做到:

(一)不在闲谈、电话和私人通信中涉及秘密事项。

(二)不向自己的家属、亲友泄露秘密。

(三)不将机要文件私自带出办公室或给无关人员阅读。

(四)不私自销毁秘密文件。

(五)不擅自翻印、复制、摘记和抄录秘密文件内容;不擅自在公开发表的文章中引用秘密文件材料。

(六)保持高度警惕,及时向有关领导和部门反映保密和安全工作情况,发现问题及时纠正。

第六条  收到机要文件,由综合办公室登记,并提出拟办意见呈送校领导批示后,相关单位及时办理、落实、建档收存。

第七条  机要文件在运转过程中要严格登记并规范交接。供校领导阅读的涉密文件、资料须由机要管理人员直接送阅。绝密级文件、资料要限时传阅,及时收回。经领导批示需有关人员阅读的文件、资料,视情况送阅或通知到指定地点阅读。机要文件阅完后要签名、注时,及时送交机要管理人员,不能横传,不能随意抽取留存,更不能带回家中阅读。

第八条  因工作需要,确需借阅机要文件,需由主要校领导批准后,各单位确定专人到综合办公室办理借阅手续。借阅的文件、资料要按规定严格保管,按期归还。无论借阅人是否阅读完毕,当天必须送还保管人员,在符合保密要求的文件柜中存放,工作需要另行借阅,决不允许私自收存或带回家中。

第九条  秘密级文件、资料原则上不外借,确因工作需要,须经主要校领导批准后方可借阅;机密级和绝密级文件、资料一律不外借。

第十条  所有机要文件经批准后可以摘录,但未经批准不得复制,不准折损、撕页、涂划。经批准复制的文件,按正式文件管理。

第十一条  机要文件运转完成后,由综合办公室统一保管,按期清退、归档或销毁。

第十二条  因管理人员和阅读人员的疏忽,造成机要文件及内部资料遗失、损坏和国家秘密及内部事项泄露,按有关规定对责任人员进行严肃处理。

第十三条  本办法由综合办公室负责解释。

第十四条  本办法自公布之日起执行。

(三联院字〔2015〕2号)